Forststyrelsens kanal och anvisningar för anmälningar

Gör anmälan

Kanal för anmälningar (report.whistleb.com)

Via kanalen för anmälningar är det möjligt att anmäla misstankar om felaktigt förfarande som berör Forststyrelsens verksamhet.  

Övrig respons
Observera att vanlig kundrespons inte ska lämnas via kanalen för anmälningar, utan på normalt sätt på responsblanketten.
 

För att garantera att vår verksamhet följer våra uppförandekod erbjuder vi en kanal för anmälningar om felaktigt förfarande som är öppen för alla. Det är ytterst viktigt för oss att vi får en möjlighet att ingripa i felaktigt förfarande och utveckla vår verksamhet.  

Kanalen för anmälningar gör det möjligt att anmäla misstankar om felaktigt förfarande som berör Forststyrelsens verksamhet – allt som inte motsvarar det ansvarsfulla och etiska verksamhetssätt som beskrivs i Forststyrelsens uppförandekod.  

Du kan göra anmälan under eget namn eller anonymt. För att garantera anonymiteten sköts kanalen av en utomstående partner, WhistleB, Whistleblowing Centre. Anmälningsförfarandet är krypterat och skyddat med lösenord. Alla anmälningar behandlas konfidentiellt i enlighet med Forststyrelsens standardiserade behandlingsförfarande. 

Märk väl att sedvanlig kundrespons kan ges genom responskanalerna som avses för detta: 

Anvisningar för anmälan 

1. Inledning 

Det är mycket viktigt för Forststyrelsen att alla genast anmäler verksamhet som strider mot uppförandekoden då de upptäcker eller misstänker sådan verksamhet. Vi ber dig att anmäla händelser som strider mot vår ansvarsfulla och etiska verksamhetspraxis. 

I vår verksamhet värnar vi om en öppen atmosfär och höga etikkrav. Vi har förbundit oss till att upprätthålla en organisationskultur där alla kan berätta om sina misstankar beträffande verksamhet som strider mot vår uppförandekod utan att riskera att senare bli ett offer, utsätts för diskriminering eller hamnar i en ofördelaktig ställning. Ingen som i god tro berättar om sina misstankar och deltar i utredningen av eventuella brott mot uppförandekoden kommer att lida av negativa konsekvenser på grund av detta. 

Syftet med anvisningarna för anmälan är att uppmuntra alla att rapportera om eventuell verksamhet som strider mot uppförandekoden och att se till att utredningsprocessen går sakligt till.  

2. När ska man göra en anmälan?  

Om du upptäcker eller misstänker verksamhet som strider mot uppförandekoden, anmäl saken omedelbart. Anmälningarna ska göras ärligt och i god tro.  

Märk väl att sedvanlig kundrespons kan ges genom responskanalerna som avses för detta: www.metsa.fi/web/sv/respons och www.utinaturen.fi/respons

3. Hur ska man göra anmälan?  

Gör anmälan genom Forststyrelsens kanal för anmälningar på adressen: https://report.whistleb.com/metsahallitus 

Kanalen förvaltas av WhistleB som är en opartisk serviceproducent, vilket garanterar att anmälningarna behandlas anonymt.  Forststyrelsen eller WhistleB kan inte identifiera varifrån anmälan kommer om du inte delger dina kontaktuppgifter. WhistleB sparar inga metadata som relaterar till anmälningarna och kan inte identifiera anmälarens IP-adress. Den anonyma anmälaren och de som behandlar ärendet kan diskutera fallet genom tjänsten. 

4. Processen för behandling av anmälningar 

Behandlare 

Alla anmälningar behandlas konfidentiellt i enlighet med Forststyrelsens standardiserade behandlingsförfarande av personer som valts för denna uppgift (representanter för Forststyrelsens avdelningar Riskhantering, Juridiska ärenden och Personal). I utredningen kan man vid behov också använda andra experter för att garantera att ärendet utreds på korrekt sätt. 

Endast behandlarna har tillgång till anmälningarna genom vår kanal för anmälningar. Varje behandlare är bunden av tystnadsplikt för att garantera att behandlingen är konfidentiell. Under behandlingen av anmälan kan behandlarna be om uppgifter och expertis av andra personer. Detta görs också konfidentiellt. Dessutom sammanfattar behandlarna anmälningarna som kommit in för Forststyrelsens högsta ledning.  

Mottagande av en anmälan 

Alla anmälningar tas på allvar. Efter att behandlarna mottagit en anmälan bestämmer de om den godkänns eller avvisas.  Om anmälan godkänns vidtas lämpliga åtgärder för att utreda ärendet.  

Behandlarna kan avvisa en anmälan om det är tydligt att: 

  • avvikelsen inte ingår i ärenden som ska anmälas i enlighet med dessa anvisningar 
  • anmälan inte gjorts i god tro eller den endast gjorts med avsikt att skada 
  • det inte finns tillräckligt med information för att kunna utreda ärendet vidare, eller 
  • ärendet som avses i anmälan redan utretts. 

Om anmälningen innehåller ärenden som inte ingår i uppförandekodens tillämpningsområde ska behandlarna vidta lämpliga åtgärder för att lösa problemet. 

Eventuella påträngande uppgifter av privat natur som gäller bland annat hälsa, sexualitet eller politiska eller religiösa uppfattningar utreds inte.  

Utredning av anmälan 

För alla godkända anmälningar om misstänkt brott mot eller avvikelse från uppförandekoden görs en grundlig utredning i enlighet med dessa anvisningar. Behandlarna fastställer ett lämpligt sätt att utreda fallet. 

  • Alla anmälningar behandlas konfidentiellt. 
  • Personen som misstankarna gäller eller som har kopplingar till dem deltar inte i utredningen av anmälan. 
  • Vid behov ställer behandlarna ytterligare frågor genom den anonyma kanalen för anmälningar. 
  • Ingen av behandlarna eller någon annan person som deltar i utredningsprocessen försöker identifiera anmälaren på något sätt om hen inte själv vill delge sina kontaktuppgifter. 

Anmälan med namn 

Endast de personer som behandlar ärendet får veta namnet på anmälaren.  Den anmälare som avses här informeras om utredningens resultat beträffande påståendena till den grad det är ändamålsenligt, dock med hänsyn till rätten till privatliv för de personer som påståendena gäller samt andra faktorer som berör konfidentialitet. 

Då någon beskylls för ett brott meddelas anmälaren att man kan bli tvungen att avslöja hens identitet i samband med en förundersökning och rättegång som genomförs av en myndighet. 

Ingen som i god tro berättar om sina misstankar och deltar i utredningen av eventuella brott mot uppförandekoden kommer att lida av negativa konsekvenser. Missbruk av kanalen för anmälningar, d.v.s. att avsiktligen anmäla felaktig information, är däremot en allvarlig förbrytelse som kan leda till vidare åtgärder. 
Skydd för personen som identifieras i anmälan och uppgifter som delges hen 

Beträffande de personers rättigheter som anmälningarna gäller tillämpas relevant datasekretesslagstiftning. De inblandade parterna har rätt att bekanta sig med uppgifter som berör dem och att kräva korrigeringar om uppgifterna är felaktiga, bristfälliga eller föråldrade. 

På dessa rättigheter tillämpas alla nödvändiga säkerhetsåtgärder som behövs för att förhindra att bevis förstörs eller behandlingen eller utredningen av anmälan hindras. 

Radering av uppgifter  

Alla personuppgifter som ingår i anmälan raderas när de inte längre behövs för utredning och verkställande, och vanligen inom en månad (30 dagar) från det att utredningen slutförts. Utredningshandlingarna anonymiseras och namn- och adressuppgifter raderas, liksom även alla andra uppgifter med hjälp av vilka en person kan identifieras antingen direkt eller indirekt genom andra uppgifter. 

5. Rättsgrunder för anvisningarna för anmälan 

Dessa anvisningar baserar sig på anvisningar från arbetsgruppen för skydd av enskilda med avseende på behandlingen av personuppgifter i artikel 29 i direktiv 95/46/EG (Dataskyddsdirektivet) och EU:s Dataskyddsförordning, maj 2018.  

6. Överlåtelse av personuppgifter utanför EES 

Överlåtelse av personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) är i allmänhet förbjudet, förutom om man vidtar särskilda åtgärder för att beskydda uppgifterna.