Dataskyddsbeskrivning: Naturtjänsters kontaktregister

Utomstående aktörer är engagerade i många uppgifter vid Naturtjänster och de kontaktas ofta fortlöpande.

Engagemanget är nära förknippat med exempelvis planeringen av skyddsområdenas skötsel och användning samt beredningen av lagstiftning om naturskyddsområden. Engagemanget kan också vara förknippat med olika utvecklings- eller samarbetsinitiativ och projekt. Behovet av att använda kontaktuppgifter är i allmänhet tidsbegränsat i fråga om denna typ av engagemang.

Naturtjänster har också fortlöpande, etablerat samarbete samt kontakt och kommunikation med många lokala intressentgrupper och aktörer. I sådana situationer är samarbetsparterna mycket permanenta, men kontaktpersonerna byts ut.

Naturtjänster har i allmänhet också ett tillfälligt behov av kontakt och kommunikation som är kopplat till enskilda sammankomster och evenemang, vilket förutsätter användning av kontaktuppgifter.

Insamling av uppgifter

Uppgifterna i kontaktregistren fås i allmänhet från kontaktorganisationerna eller de registrerade själva. Uppgifterna kan också förmedlas från andra samarbetspartner.

Uppgifter som ska registreras är kontaktorganisationens namn och kontaktpersonens namn, ofta också en eller flera av följande: kontaktpersonens e-postadress, telefonnummer, postadress, titel.

Behandling och utlämnande av uppgifter

Behandlingen av uppgifter grundar sig i allmänhet på skötseln av offentliga förvaltningsuppgifter eller andra uppgifter som fastställts för Naturtjänster i lagen om Forststyrelsen och naturvårdsförfattningarna, eller på Forststyrelsens allmänna intresse.

För sammanställningen, uppdateringen, raderingen och användningen av uppgifterna ansvarar de personer vid Naturtjänster som behöver dessa uppgifter i sitt arbete och som har beviljats dessa rättigheter.

Uppgifterna behandlas inte och lämnas inte ut utanför EU eller EES-området.

Skydd av uppgifter

I skyddet av uppgifterna i kontaktregistren iakttas god dataskyddspraxis och de lagar och förordningar som gäller samt Forststyrelsens kompletterande anvisningar.

Förvaring av uppgifter

Kontaktuppgifterna behandlas och förvaras under den tid som behövs. En stor del av kontaktuppgifterna är tidsbegränsade till sin natur, varvid de vanligtvis behövs i 1–2 år. En liten del av samarbetsregistren är dock permanenta till sin natur (t.ex. kontinuerliga samarbetsgrupper).

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att be den personuppgiftsansvarige om uppgifter om honom eller henne själv och har rätt att be att inexakta och felaktiga uppgifter korrigeras och att behandlingen av dem begränsas under tiden det säkerställs att uppgifterna stämmer. Den registrerade har också rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten om behandlingen av personuppgifter samt även i övrigt utöva sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen och den kompletterande nationella lagstiftningen.

Den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter

I dataskyddsärenden ber vi dig i första hand ta kontakt skriftligen direkt med den personuppgiftsansvarige: Forststyrelsen/Registratorskontoret, PB 80, 00521 Helsingfors eller alternativt per e-post tietosuoja(at)metsa.fi.