Toimintatapaohjeen mukaisen toimintamme varmistamiseksi tarjoamme kaikkien käyttöön ilmoituskanavan väärinkäytöksistä ilmoittamista varten. Meille on ensiarvoisen tärkeää, että saamme mahdollisuuden puuttua epäkohtiin ja kehittää toimintaamme.
Ilmoituskanava antaa mahdollisuuden ilmoittaa Metsähallituksen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä - kaikesta, mikä ei noudata Metsähallituksen toimintatapaohjeeseen koottua vastuullista ja eettistä toimintatapaamme.
Voit tehdä ilmoituksen omalla nimelläsi tai nimettömänä. Ilmoituskanavaa hoitaa ulkopuolinen kumppani, WhistleB, Whistleblowing Centre, nimettömyyden varmistamiseksi. Ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu salasanalla. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti Metsähallituksen vakioidun käsittelymenettelyn mukaisesti.
Huomioithan, että tavanomaista asiakaspalautetta voit antaa niihin tarkoitettujen palautekanavien kautta: www.metsa.fi/palaute ja www.luontoon.fi/palaute.
Ilmoittamisohjeet
1. Johdanto
Metsähallitukselle on ensiarvoisen tärkeää, että jokainen ilmoittaa havaitsemastaan tai epäilemästään toimintatapaohjeen vastaisesta toiminnasta viipymättä. Pyydämme sinua ilmoittamaan tapahtumista, jotka ovat vastoin vastuullista ja eettistä toimintaamme.
Vaalimme avoimuuden ilmapiiriä ja korkeaa etiikkaa toiminnassamme. Olemme sitoutuneet ylläpitämään organisaatiokulttuuria, jossa jokainen voi kertoa toimintatapaohjeemme vastaista toimintaa koskevista epäilyistään ilman myöhempää uhriksi, syrjinnän kohteeksi tai epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä. Kenellekään, joka hyvässä uskossa kertoo epäilyistään ja osallistuu mahdollisten toimintatapaohjeiden rikkomusten selvittämiseen, ei aiheudu tästä kielteisiä seuraamuksia.
Ilmoittamisohjeiden tarkoituksena on rohkaista raportoimaan mahdollisesta toimintatapaohjeen vastaisesta toiminnasta sekä varmistaa, että tutkimusprosessi hoidetaan asianmukaisesti.
2. Milloin ilmoitus tulee tehdä?
Jos havaitset tai epäilet toimintatapaohjeen vastaista toimintaa, ilmoita asiasta välittömästi. Ilmoitukset tulee tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä.
Huomioithan, että tavanomaista asiakaspalautetta voit antaa niihin tarkoitettujen palautekanavien kautta: www.metsa.fi/palaute ja www.luontoon.fi/palaute.
3. Miten ilmoitus tulee tehdä?
Ilmoita Metsähallituksen ilmoituskanavaan osoitteessa: https://report.whistleb.com/metsahallitus
Ilmoituskanavaa hallinnoi WhistleB, joka on puolueeton palveluntarjoaja ja näin turvaa ilmoitusten nimettömän käsittelyn. Metsähallitus tai WhistleB ei pysty tunnistamaan ilmoituksen lähdettä, paitsi jos kerrot yhteystietosi. WhistleB ei tallenna ilmoituksiin liittyvää metadataa eikä pysty tunnistamaan raportoijan IP-osoitetta. Ilmoituspalvelun avulla nimetön ilmoittaja sekä asian käsittelijät voivat keskustella.
4. Ilmoitusten käsittelyprosessi
Käsittelijät
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti Metsähallituksen vakioidun käsittelymenettelyn mukaisesti tähän tehtävään osoitettujen henkilöiden toimesta (Metsähallituksen Riskienhallinta, Lakiasiat ja Henkilöstö -toimintojen edustajat). Selvityksessä voidaan käyttää tarvittaessa myös muita asiantuntijoita asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Vain käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin ilmoituskanavamme kautta. Jokaista käsittelijää sitoo salassapitovelvoite, jolla taataan käsittelyn luottamuksellisuus. Ilmoituksen käsittelyn aikana käsittelijät voivat pyytää tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Tämä tapahtuu myös luottamuksellisesti. Lisäksi käsittelijät raportoivat saaduista ilmoituksista kootusti Metsähallituksen ylimmälle johdolle.
Ilmoituksen vastaanottaminen
Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoituksen saatuaan käsittelijät päättävät sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Jos ilmoitus hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten.
Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että:
- poikkeama ei kuulu näiden ohjeiden mukaisesti ilmoitettaviin asioihin
- ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vain vahingoittamistarkoituksessa;
- saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollinen; tai
- ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.
Jos ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät kuulu toimintatapaohjeen soveltamisalaan, käsittelijöiden tulee ryhtyä asianmukaisiin toimiin ongelman ratkaisemiseksi.
Mahdollisia tunkeilevia, luonteeltaan henkilökohtaisia tietoja, jotka koskevat muun muassa terveyttä tai poliittisia, seksuaalisia tai uskonnollisia käsityksiä, ei tutkita.
Ilmoituksen tutkinta
Kaikista tutkintaan hyväksytyistä, epäiltyä väärinkäytöstä tai poikkeamaa koskevista ilmoituksista tehdään perusteellinen -selvitys näiden ohjeiden mukaisesti. Käsittelijät määrittelevät asianmukaisen tutkimustavan.
- Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
- Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
- Käsittelijät esittävät tarvittaessa jatkokysymyksiä nimettömän ilmoituskanavan kautta.
- Kukaan käsittelijöistä tai muu tutkimusprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan raportoijaa millään tavalla, ellei hän itse halua jättää yhteystietojaan.
Nimellä tehty ilmoitus
Ilmoittajan nimi ei tule muiden kuin asiaa käsittelevien henkilöiden tietoon. Tarkoituksenmukaisuuden puitteissa tässä tarkoitetulle ilmoittajalle tiedotetaan tutkimuksen väitteitä koskevista tuloksista samalla kuitenkin huomioiden niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan väitteet on esitetty sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.
Rikoksista syytettäessä ilmoittajalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan viranomaisen suorittaman esitutkinnan ja oikeudenkäyntien yhteydessä.
Kenellekään, joka hyvässä uskossa kertoo epäilyistään ja osallistuu mahdollisten toimintatapaohjeiden rikkomusten tutkintaan selvittämiseen, ei aiheudu kielteisiä seuraamuksia. Ilmoituskanavan väärinkäyttö eli väärän tiedon tahallinen ilmoittaminen on sen sijaan vakava rikkomus, joka voi johtaa jatkotoimenpiteisiin.
Ilmoituksessa yksilöidyn henkilön suoja ja hänelle ilmoitettavat tiedot
Niiden henkilöiden oikeuksiin, joita ilmoitukset koskevat, sovelletaan asianmukaista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Asianosaisilla on oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.
Näihin oikeuksiin sovelletaan kaikkia välttämättömiä turvaamistoimenpiteitä, joita tarvitaan todisteiden tuhoamisen sekä muiden ilmoituksen käsittelyyn ja tutkintaan kohdistuvien haitantekojen estämiseksi.
Tietojen poistaminen
Kaikki ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin ja yleensä yhden kuukauden (30 päivän) kuluessa tutkimuksen loppuun saattamisesta. Tutkimuksen asiakirjat anonymisoidaan, nimi- ja osoite tiedot poistetaan samoin kuin kaikki muut tiedot, joiden avulla henkilö olisi tunnistettavissa joko suoraan tai välillisesti muiden tietojen kautta.