Lednings- och förvaltningssystemet
1. Allmänna förvaltningsprinciper
Forststyrelsen är ett statligt affärsverk inom jord- och skogsbruksministeriets förvaltningsområde. I ärenden som gäller naturvård styrs Forststyrelsen av miljöministeriet. Forststyrelsens administration samt organiseringen av ekonomin och förvaltningen bygger bland annat på lagen om statliga affärsverk (1185/2002) samt lagen (1378/2004) och förordningen (1380/2004) om Forststyrelsen.
I affärsverksamheten följer affärsverket företagsekonomiska principer. De offentliga förvaltningsuppgifterna har fastställts i lag och handhas åtskilt från affärsverksamheten. De finansieras med anslag som särskilt anvisas i statsbudgeten. Affärsverksamhetens medel används inte till att finansiera de offentliga förvaltningsuppgifterna, och anslagen för de offentliga förvaltningsuppgifterna används inte till att finansiera affärsverksamheten. Affärsverksamheten och de offentliga förvaltningsuppgifterna har separata bokföringar och upprättar separata bokslut. Likaså upptas tillgångarna i separata balansräkningar för affärsverksamheten och de offentliga förvaltningsuppgifterna.
Förvaltningsbeslut som gäller medborgares och sammanslutningars rättigheter och fördelar fattas inom enheten för offentliga förvaltningsuppgifter eller med stöd av fullmakt av den. Över besluten kan besvär anföras vid en oberoende domstol. Förvaltningsbesluten hör inte till den verkställande direktörens och affärsverkets styrelses behörighet.
2. Styrningen av affärsverksamheten
Riksdagens, statsrådets och ministeriernas styrning av affärsverket
2.1 Riksdagen
- godkänner de centrala målen för tjänsterna och övriga mål för verksamheten
- godkänner höjning och nedsättning av grundkapitalet samt fattar beslut om att i budgeten inta anslag för höjning av grundkapitalet
- ger samtycke till upptagande av lån och beviljande av borgen för lån som upptas av dotterföretag i aktiebolagsform
- godkänner maximibeloppet för investeringarna under finansåret samt bemyndigande att ingå sådana förbindelser som medför utgifter under de följande åren
- fastställer maximibeloppet för ställda säkerheter i affärsverksamheten.
2.2 Statsrådet
- fastställer affärsverkets och affärsverkskoncernernas bokslut och beslutar om hur vinsten skall intäktsföras
- utser styrelsen och befriar styrelsen eller en styrelsemedlem från uppdraget
- bestämmer genom förordning om betalning av borgensavgift för lån som affärsverket upptagit och för borgensförbindelser som verket gett dotterbolagen
- beslutar om överföring av tillgångar mellan affärsverket och statens budgetekonomi, såvida inte behörigheten tillfaller ministeriet
- ger tillstånd för förvärv och överlåtelse av aktier i dotterbolag, om värdet av aktierna i dotterbolaget är betydande eller om bolagsförhållandet annars bör betraktas som betydande, samt i jämförbara fall även om det inte är fråga om ett dotterbolag
- meddelar vid behov föreskrifter och anvisningar om verksamheten och ekonomin.
2.3 Jord- och skogsbruksministeriet
- beslutar om målen för tjänsterna och övriga mål för verksamheten samt om resultatmål och intäktsföringsmål inom de gränser som riksdagen godkänt vid behandlingen av statsbudgeten, varvid de samhälleliga förpliktelserna enligt 4 § i lagen om forststyrelsen skall beaktas som resultatnedsättande faktorer
- beslutar om användningen av ett sådant anslag som intagits i statsbudgeten för finansiering av företagsekonomiskt olönsamma uppgifter
- tillsätter två revisorer för att granska affärsverkets förvaltning, ekonomi och räkenskaper
- bestämmer om arvoden för styrelsemedlemmar och revisorer
- beslutar om överföring av tillgångar mellan affärsverket och statens budgetekonomi, om tillgången som överförs har ett gängse värde på högst fem miljoner euro och överföringen gäller Forststyrelsens övriga egna kapital.
3. Styrningen av förvaltningsuppgifterna
Riksdagens, statsrådets och ministeriernas styrning av affärsverket
3.1 Riksdagen
- godkänner centrala målsättningar för servicen och annan verksamhet bland förvaltningsuppgifterna
- godkänner de anslag som verksamheten behöver.
3.2 Statsrådet
- fastställer bokslutet för de offentliga förvaltningsuppgifterna.
3.3 Miljöministeriet och jord- och skogsbruksministeriet
- gör upp målsättningar för produktiviteten inom de offentliga förvaltningsuppgifterna utgående från de mål som ställts för det samhälleliga genomslaget på ministeriets arbetsområde och beslutar om villkoren för användningen av anslagen inom de gränser som riksdagen godkänt vid budgetbehandlingen
- ingår varje år ett avtal med Forststyrelsen om skötseln av de offentliga förvaltningsuppgifterna och om finansieringen utifrån uppställda mål och inom ramen för tillbuds stående anslag samt övervakar användningen av anslagen och uppfyllelsen av målen.
3.4 Miljöministeriet
- beslutar om överföring av tillgångar mellan affärsverket och statens budgetekonomi, om tillgången som överförs har ett gängse värde på högst fem miljoner euro och överföringen gäller Forststyrelsens övriga egna kapital och det är fråga om överföring av tillgångar som anknyter till genomförande av naturvård.
4. Affärsverkets styrelse
Statsrådet utser en styrelse för affärsverket för högst tre år. Styrelsen skall utöver ordförande ha minst fem och högst sju medlemmar. En av styrelsemedlemmarna skall företräda affärsverkets personal och själv vara anställd av affärsverket. Ytterligare förordnas en av styrelsemedlemmarna inom jord- och skogsbruksministeriet, en inom miljöministeriet och en inom Lapplands län.
Styrelsemedlemmarna skall ha sakkunskap om Forststyrelsens uppgiftsområde, företagsekonomi eller regionala frågor och de bör vara oavhängiga på det sätt som konkurrenssituationen förutsätter.
Årsredovisningens uppgifter om styrelsemedlemmarna bör vara tillräckligt omfattande med hänsyn till kravet på sakkunskap och oavhängighet.
Styrelsens uppgift är att leda och övervaka affärsverkets verksamhet, att ha hand om förvaltningen, tillsynen och riskhanteringen vid affärsverket, organisera verksamheten på behörigt sätt och särskilt se till att affärsverket arbetar enligt riksdagens och andra myndigheters beslut och föreskrifter samt att tillsynen över affärsverkets bokföring och medelsförvaltning är ordnad på behörigt sätt. Styrelsens uppgifter omfattar såväl affärsverksamheten som de offentliga förvaltningsuppgifterna.
Närmare bestämmelser om styrelsens uppgifter ingår i lagen om statliga affärsverk samt i lagen och förordningen om Forststyrelsen. Antalet styrelsemöten och medlemmarnas deltagande på mötena under räkenskapsperioden framgår av årsredovisningen.
Styrelsen utvärderar sin verksamhet och sina arbetsrutiner varje år, antingen som en intern utvärdering eller med hjälp av utomstående bedömare.
En styrelsemedlem skall kontinuerligt inhämta och få tillräcklig information om affärsverkets organisation, affärsverksamheten, riskerna och marknaden av verkställande direktören och den övriga ledningen. Vd:n har en fortlöpande plikt att lämna uppgifter. Nya styrelsemedlemmar skall sättas in i affärsverkets verksamhet.
En styrelsemedlem skall hålla styrelsen informerad om omständigheter som kan ligga till grund för en bedömning av medlemmens oavhängighet. Vid behov skall styrelsen informera statsrådet om omständigheter som inverkar på oavhängigheten.
Jord- och skogsbruksministeriet bestämmer styrelsemedlemmarnas arvoden.
Styrelsen kan effektivisera beredningen av de ärenden som tillfaller den genom att tillsätta utskott som består av styrelsemedlemmar. Ett utskott har inte självständig beslutanderätt. Ifall ett utskott tillsätts skall styrelsen fastställa en arbetsordning som åtminstone fastslår:
- ordförande och medlemmar i utskottet
- uppgifter
- mandatperiod
- rapportering till styrelsen
- arvoden som utbetalas till medlemmarna.
5. Affärsverkets verkställande direktör
Statsrådet väljer och utser en verkställande direktör, som leder och utvecklar affärsverkets verksamhet, ansvarar för den löpande förvaltningen samt för att bokföringen är lagenlig och att finanserna sköts på ett tillförlitligt sätt. Verkställande direktören skall se till att styrelsens beslut verkställs och informera styrelsen om åtgärder och händelser som är betydelsefulla med hänsyn till affärsverkets verksamhet.
Verkställande direktören utgör ett organ inom affärsverket och i fråga om denna gäller i tillämpliga delar vad som i lagen om aktiebolag bestäms om verkställande direktören.
Styrelsen har som uppgift att vid behov besluta om att lägga fram initiativ för jord- och skogsbruksministeriet om uppsägning av verkställande direktören.
Verkställande direktören är inte medlem i styrelsen.
Villkoren för uppdraget som verkställande direktör fastslås i ett skriftligt direktörsavtal, som godkänns av styrelsen.
Information om verkställande direktören ingår i årsredovisningen.
6. Ledningsgrupp
När det gäller ledningen av affärsverket biträds verkställande direktören av en ledningsgrupp. Verkställande direktören utser ledningsgruppens medlemmar bland direktörerna för affärsområdena, direktören för de offentliga förvaltningsuppgifterna och resultatenheternas direktörer. Ledningsgruppens sammansättning kan variera beroende på vilka ärenden som behandlas. Verkställande direktören är ordförande i ledningsgruppen och utser en sekreterare. Ledningsgruppen för protokoll över sina möten.
Information om medlemmarna i ledningsgruppen ingår i årsredovisningen.
7. Incitaments- och resultatpremiesystem
Affärsverket kan ta i bruk ett incitaments- och resultatpremiesystem, som kan bygga på antingen ett personalfonds- eller vinstpremiesystem eller något annat system som är lämpligt för affärsverkets verksamhet. Affärsverkets styrelse fattar beslut om att ta i bruk ett system för personalfonder och vinstpremier samt om grunderna för systemet. Verkställande direktören fattar övriga beslut som gäller incitaments- och resultatlönesystem.
Uppgifter om löner och arvoden för styrelsen och verkställande direktören publiceras i årsberättelsen.
8. Intern övervakning och riskhantering
Affärsverkets interna övervakning bygger på de lagar som reglerar verksamheten, på principerna för ägarstyrningen och för styrelsens ledning och övervakning av verksamheten samt på de anvisningar och föreskrifter som affärsverkets styrelse fastställer. Funktionaliteten i den interna övervakningen säkras även genom att se till att organisationen har en ändamålsenlig struktur, kompetent ledning och välfungerande arbetsrutiner. Genom att fastställa, följa upp och granska planer och mål för enskilda år och på längre sikt främjar man en målinriktad verksamhet och den interna övervakningen inom affärsverket.
Riskhanteringen utgör en del av den interna övervakningen och samtidigt en del av statsförvaltningens styrning och ledning av verksamheten och ekonomin. Det ramverk för utvärdering som är i bruk är avsett att utgöra ett verktyg för ledningen när den bedömer om riskhanteringen är ändamålsenlig och tillräcklig samt när den vill upptäcka utvecklingsbehov.
Riskhanteringen är även en del av affärsverkets övervakningssystem. Syftet med riskhanteringen är att identifiera risker som inverkar på affärsverksamheten och den övriga verksamheten och eliminera dem. Affärsverkets styrelse godkänner riskpolicyn och fastställer de principer som gäller för den. Styrelsen följer upp och övervakar genomförandet av riskpolicyn. Verkställande direktören ansvarar för utformningen av riskhanteringsförfarandet, den regelbundna övervakningen och den kontinuerliga rapporteringen till styrelsen. Den operativa ledningen är även i övrigt skyldig att hålla styrelsen informerad om risker som hotar eller på något annat sätt anknyter till verksamheten.
Bokslutet skall innehålla information om hur den interna övervakningen och riskhanteringen organiserats. Revisorn avger, som en del av revisionsberättelsen, ett utlåtande om ändamålsenligheten i organiseringen av den interna övervakningen och riskhanteringen. Bokslutet för de offentliga förvaltningsuppgifterna skall innehålla en bedömning av om den interna övervakningen och den därmed anknutna riskhanteringen är ändamålsenlig och tillräcklig samt utifrån denna ett utlåtande om den interna övervakningens tillstånd och väsentliga utvecklingsbehov.
9. Intern revision
Affärsverket organiserar en intern revision som är oavhängig av verksamheten och som i sitt arbete följer internationella standarder och samarbetar med revisorerna. Ifall en intern revision tillsätts separat, verkar den under verkställande direktören och rapporterar till denna och till styrelsen.
10. Revision
Jord- och skogsbruksministeriet tillsätter årligen två revisorer för att granska affärsverkets förvaltning, ekonomi och räkenskaper. Revisorernas uppgifter fastställs med stöd av lagen om statliga affärsverk. Information om revisorerna och de arvoden som utbetalas till dem ingår i detalj i affärsverkets årsberättelse.
Statsrevisorerna övervakar och statens revisionsverk granskar verksamheten vid affärsverket.
11. Informationens offentlighet
På affärsverkets information tillämpas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
12. Information om lednings- och förvaltningssystemet
Affärsverket offentliggör denna beskrivning av det tillämpade systemet för ledning och förvaltning på sina webbsidor. Den information som enligt systemet skall publiceras ingår i årsredovisningen, som också offentliggörs på webbsidorna eller kan fås av affärsverket.